Onboarding auf Distanz – ein Wir-Gefühl schaffen

Der Einstieg an einem neuen Arbeitsplatz ist aufregend. Für die Belegschaft eines Unternehmens sind diese ersten Tage eines neuen Kollegen normale Arbeitstage, für den Betreffenden jedoch sehr besonders und bedeutsam. Als Neuzugang gilt es, möglichst schnell seinen Platz im Team zu finden und Kontakte zu den neuen Kollegen zu knüpfen. Aber was ist, wenn die Einarbeitung im Homeoffice stattfinden muss – wie in der Zeit der Corona-Beschränkungen? Wie erleichtert man neuen Kollegen, trotz räumlicher Distanz, den Start am neuen Arbeitsplatz?

Von Anfang an ein Wir-Gefühl zu schaffen, darauf kommt es an. Den Kollegen nicht allein zu lassen, sondern mithilfe von technischen Möglichkeiten abzuholen. Die Voraussetzungen dafür sind meist vorhanden, doch es ist wichtig, sie auch zu nutzen.

Real I.S. stellt Mitarbeitern vom ersten Tag an die entsprechende technische Ausrüstung für den Start im Homeoffice zu Verfügung: einen Laptop mit VPN-Zugang und ein Smartphone – notfalls auch auf postalischem Weg. Alle relevanten Standardprogramme, Kommunikationstools und Aufgabenplaner installiert die IT-Abteilung vor der Übergabe und steht auch danach zur Verfügung. „Als ich zu Hause die Technik angeschlossen und eingerichtet habe, ist leider etwas schiefgegangen. Daraufhin habe ich mich an den IT-Support gewandt und dieser hat das bis zum darauffolgenden Tag gelöst. Hierfür schon mal ein großes Lob“, so die Erfahrung eines neuen Mitarbeiters bei Real I.S.

Kreative Kommunikation digital
Läuft die Technik, können nun in den ersten Tagen alle Informationen für einen erfolgreichen Einstieg im Unternehmen digital kommuniziert werden. Angefangen bei der ersten Videokonferenz, in der sich Vorgesetzte vorstellen und das weitere Vorgehen im Hinblick auf das Onboarding erklären können. Wichtiges Puzzleteil des digitalen Onboardings: Dem neuen Kollegen steht vom ersten Tag an ein Pate zur Seite, ein direkter Ansprechpartner, der in der Anfangszeit Fragen beantwortet und Abläufe erklärt. „Bei unklaren Themen waren meine Kollegen jederzeit erreichbar und wir konnten uns über Videotelefonie gut über verschiedenste Themen, sei es organisatorisch oder auf fachlicher Ebene, austauschen. So erhielt ich ein gutes Gefühl und habe mich nicht ausgeschlossen gefühlt“, erzählt eine Mitarbeiterin, die seit einigen Wochen bei Real I.S. arbeitet.

In regelmäßigen Online-Meetings und Chats lernt der Neuzugang die Kollegen kennen und kann sich mit der teaminternen Gruppendynamik vertraut machen. Besonders wichtig ist bei der Einarbeitung auf Distanz die persönliche Ebene: Das neue Gesicht muss sich auch menschlich auf seine neuen Mitstreiter einstellen – und sollte seine Kollegen daher ebenso in lockerer Atmosphäre kennenlernen. Einen Ersatz für den Austausch in der Teeküche können zum Beispiel Videokonferenzen zum Mittagessen schaffen. So findet ein Austausch im Team über die Arbeit hinaus statt, das Zwischenmenschliche wird gefördert und das Zugehörigkeitsgefühl gestärkt.

Die Präsenz der Kollegen spielt hierbei eine große Rolle. Kollegen, die sich regelmäßig melden, sei es nur um ihre Hilfe anzubieten oder nach dem Befinden zu fragen, helfen dem Neuzugang dabei, sich im Unternehmen sicher und zugehörig zu fühlen. „Mein Team hat mich bei der Real I.S. herzlich willkommen geheißen und mich wirklich freundlich ins Team aufgenommen“, sagt der Mitarbeiter, der direkt ins Homeoffice startete. „So hatte ich das Gefühl, jederzeit Fragen stellen zu können.“

Regelmäßiger Kontakt ist entscheidend
Ebenso wichtig sind regelmäßige Feedbackgespräche. Denn ohne den persönlichen Kontakt fällt es im Homeoffice noch schwerer, sich mit neuen Abläufen und Aufgaben vertraut zu machen: „Zum Teil war es für mich schwierig einzuschätzen, welche Erwartungen von Seiten des neuen Arbeitsgebers an mich bestehen. Und ob ich diese erfülle“, berichtet die neue Mitarbeiterin. Für die Durchführung solcher Gespräche setzt die Real I.S. auf Videochats – allein schon deshalb, um Ausdruck und Mimik des Gegenübers wahrzunehmen, denn erst damit wird ein Feedback für die bisherige Arbeit rund.

Konstruktive Kritik ist in dieser Situation besonders bedeutungsvoll. Denn Lob und die Bestätigung, dass Aufgaben erfolgreich abgeschlossen wurden, steigern die Motivation. Umgekehrt ist das Feedback des neuen Mitarbeiters natürlich genauso wertvoll für das Unternehmen, denn eine neue Sichtweise auf eingespielte Arbeitsprozesse kann einen wichtigen Impuls zur Verbesserung der eigenen Arbeit geben.