Oliver Lehmann, General Manager bei Mindspace Germany, spricht über die Potenziale, die sich ergeben, wenn Bürolandschaften durch Elemente aus der Hotellerie aufgewertet werden. Durch klare Kostenstrukturen, Flexibilität und einen erstklassigen Service entsteht eine attraktive Arbeitsumgebung für Unternehmen und ihre Mitarbeiter. Mindspace zählt zu den führenden Anbietern von Co-Working Spaces in Europa.
Sie haben kürzlich von der Bedeutung der „Hotelification“ in Bürolandschaften gesprochen. Können Sie uns erklären, was dieser Begriff bedeutet?
Lehmann: Eigentümer, Betreiber und Vermieter von Büroimmobilien können in vielerlei Hinsicht von Hotelbetreibern lernen, insbesondere was den hohen Stellenwert von Service angeht. Das Ziel sollte sein, dass sich der „Gast“ wohlfühlt – und im Kontext einer Büroimmobilie sind das die einzelnen Mitarbeiter der dort untergebrachten Unternehmen. Die „Hotelification“ ist ein Trend, den wir spätestens seit dem Ende der COVID-19-Lockdowns verstärkt beobachten. Warum wieder ins Büro kommen? Die Antwort sind Arbeitsumgebungen, die nicht nur attraktiv sind, sondern auch die Produktivität und das Wohlbefinden der Menschen auf ein ganz neues Niveau heben.
Welche spezifischen Qualitäten der Hotellerie könnten in Bürolandschaften umgesetzt werden?
Lehmann: Aus meiner Sicht werden vor allem Qualitäten wie Kostentransparenz, Flexibilität und Service zunehmend zu Vorteilen, die schon in wenigen Jahren auf dem Büromarkt selbstverständlich sein werden. Gerade die Kostentransparenz ist für uns als Flexoffice-Anbieter und für unsere Kunden ein wesentlicher Aspekt. Durch eine transparente Kostenstruktur können Büros den Nutzern, ähnlich wie bei Hotelbuchungen, einen klaren Gesamtpreis bieten, ohne versteckte Nebenkosten oder unerwartete Preiserhöhungen. Unsere Mitglieder erhalten einen einheitlichen Pauschalpreis pro Arbeitsplatz, die flexibel von verschiedenen Beschäftigten eines Unternehmens genutzt werden können. In diesem Gesamtpreis sind die Flächen- und Energiekosten bereits enthalten, unabhängig von allgemeinen Preissteigerungen. Darüber hinaus sind viele weitere Leistungen wie Internetnutzung, Druckstationen und ein abwechslungsreiches Catering mit Kaffee, Tee, Milch, Müsli und Obst enthalten. Das Konzept der geteilten Flächen ist darüber hinaus nicht nur nachhaltig, sondern auch effizient, da es ermöglicht, Gemeinschaftsflächen zu nutzen, anstatt dass jedes Unternehmen eine eigene Küche oder einen Loungebereich haben muss.
Womit wir dann schon recht handfest im Büroalltag angekommen wären. Wie steht es um die Flexibilität in diesem Kontext?
Lehmann: Flexibilität ist ein weiteres entscheidendes Merkmal, das von Unternehmen zunehmend in ihren Büroflächen gefordert wird. Gefragt sind kürzere und flexiblere Laufzeiten, um den sich kontinuierlich verändernden Anforderungen gerecht zu werden. Wir als Flexoffice-Anbieter profitieren sehr davon, dass wir Unternehmen in unsicheren Zeiten die Möglichkeit geben, Arbeitsplätze je nach Bedarf zu nutzen und verschiedene Lösungen anzubieten – beispielsweise Team Suiten, privatisierte Bereiche, Tagespässe und vieles mehr. Ähnlich wie in Hotels können vorhandene Flächen auch recht kurzfristig gebucht werden und das auch nur für einen sehr begrenzten Zeitraum. So bleiben Unternehmen jederzeit handlungsfähig, denn sie können ihre Büroflächen bei Bedarf vergrößern oder auch verkleinern.
Und warum sollten Vermieter und Mieter von Büroflächen auf mehr Service setzen?
Lehmann: Beim Besuch eines erstklassigen Hotels erwartet die Gäste vollumfänglicher Komfort und sie freuen sich auf dieses Erlebnis. Auch Bürowelten werden in Zukunft zunehmend an diesem Anspruch gemessen werden. Das Fraunhofer-Institut nimmt an, dass Yogakurse und Entspannung-Sessions bis 2030 ein gängiges Büroszenario sein könnten. Wir beobachten zudem, dass im Rahmen von „New Work“ immer mehr soziale Flächen eingeplant werden. Alle Varianten sind möglich, die zu einer Verbesserung der internen Kommunikation beitragen. Auch ein Rezeptions-Team, das sich wie in einem Luxushotel um die Bedürfnisse der Menschen kümmert und ihnen den Alltag erleichtert, dürfte perspektivisch Einzug ins klassische Office halten.
Bei Mindspace helfen beispielsweise unsere sogenannten Community-Manager unseren Mitgliedern dabei, die kleinen und großen Herausforderungen des Alltags zu bewältigen. Das Stresslevel sinkt und die Work-Life-Balance wird verbessert.
Aber inwiefern ist diese Work-Life-Balance der Mitarbeiter im Interesse der Eigentümer und mietenden Unternehmen?
Lehmann: Dadurch können sie ein äußerst komfortables Arbeitsumfeld bieten. Yogakurse, entspannende Sessions und soziale Bereiche im Büroalltag erhöhen die Bindung an das Büro und den Arbeitgeber. Wie viel günstiger ist am Ende des Tages eine solche Investition im Vergleich zu einem Headhunter oder den Kosten eines Burnouts? Unser gesamtes Angebot ist auf den Schutz und die Förderung der mentalen Gesundheit der Menschen ausgerichtet.
In inspirierenden Räumlichkeiten stehen Gemeinschaftswerte und Vielfalt im Mittelpunkt. Hier können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach Feierabend in entspannter Atmosphäre den Tag gemeinsam ausklingen lassen und sich austauschen. Darüber hinaus werden festliche Anlässe und inspirierende Veranstaltungen organisiert, die das Arbeitsumfeld mit positiver Energie und kreativer Begeisterung füllen.
Klingt gut. Wie relevant ist die „Hotelification“ aber tatsächlich für den Büromarkt?
Lehmann: Laut einer Umfrage der International Workspace Group (IWG) streben zwei Drittel der befragten CFOs aus verschiedenen Branchen Einsparungen von bis zu zehn Prozent bei den Immobilienkosten an. Kostenklarheit und Kostendeckelung stehen daher im Fokus der Unternehmen. Gleichzeitig suchen sie nach flexiblen Lösungen, um schnell auf veränderte Marktbedingungen reagieren zu können. Und wir alle befinden uns mitten im „War for Talents“. Wer seinen Mitarbeitern eine positive Identifikation mit dem Unternehmen ermöglicht, wird sich hierbei durchsetzen. Dafür braucht es einen räumlichen Bezugspunkt und gewachsene zwischenmenschliche Kontakte. Wer morgens mit einem ehrlichen Lächeln ins Büro kommt, weiß seinen Job zu schätzen und ist intrinsisch motiviert, jeden Tag das Beste zu geben.